Pengenalan Terhadap HRIS

Apa itu Sistem Maklumat Sumber Manusia (SMSM) atau dalam Bahasa English dikenali sebagai Human Resource Information System? Dalam blog saya ini saya ingin menceritakan serba sedikit tentang topik yang ingin dibincangkan mengikut pandangan saya dan mengambil sedikit maklumat dari sumber seperti buku, majalah, internet dan sebagainya untuk rujukan saya.

Hendrickson (2003) mendefinisikan SMSM sebagai satu sistem berintegrasi yang digunakan untuk mengumpul, menyimpan dan menganalisis maklumat berkait dengan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.  

Tansley, Newell dan Williams (2001) pula menyatakan SMSM ialah satu pangkalan data elektronik untuk menyimpan dan memanggil semula data sumber manusia yang tersedia untuk sesiapa yang ingin mengaksesnya.

Objektifnya adalah membolehkan perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz pekerja yang berkesan melalui maklumat sumber manusia yang lengkap, mengautomasikan proses-proses operasi pemgurusan sumber manusia dan membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemas kini. Selain itu juga pada pandangan saya, ia juga memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal, penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian melalui single window. Secara logiknya ia juga menyumbangkan ke arah pewujudan persekitaran paper-less.

Kelebihan yang diperolehi oleh syarikat, kebanyakan organisasi kini beralih kepada penggunaan teknologi dan sistem maklumat untuk membantu mereka menjalankan fungsi-fungsi pemasaran dalam persekitaran masa kini yang mencabar. Pengurus menggunakan sistem maklumat pemasaran untuk mengetahui kehendak dan keperluan pengguna, merumuskan campuran pemasaran dan menghasilkan strategi pemasaran yang terbaik.

Saya mengambil contoh seperti di dalam organisasi saya dimana SMSM telah di “outsource” kan ke sebuah syarikat iaitu  Convergys HR Management Malaysia Sdn Bhd yang telah mengendalikan ke semua tanggungjawab di dalam sumber manusia seperti payroll, cuti tahunan, cuti sakit, PMS dan sebagainya. Bagi organisasi saya, tujuan utama SMSM di “outsource” kan adalah kerana mereka lebih berpendapat ia lebih menjimatkan dari segi kos untuk membayar gaji pekerja dan juga menjaga kebajikan pekerja. Ini sedikit sebanyak membantu mengurangkan tugasan dan bebanan yang ditanggung di dalam organisasi sumber manusia. Seperti yang saya ketahui juga, kebanyakkan institusi kewangan di Malaysia lebih menumpukan anak syarikat untuk mengendalikan hal ehwal kebajikan sumber manusia antaranya seperti Citibank, Al-Rajhi Bank, OCBC Bank, UOB Bank, itu di antara yang saya ketahui. Kebanyakkan adalah dari “international bank” kerana salah satu faktornya juga adalah untuk mengelakkan adanya Union di dalam organisasi sumber manusia.

Sistem maklumat sumber manusia berasaskan komputer boleh membantu pengurusan sumber manusia menjadi lebih berkesan dan cekap di dalam menguruskan rekod-rekod staf organisasi. Di samping itu, sistem ini berupaya untuk menghasilkan laporan-laporan penting yang diperlukan oleh organisasi dan pihak di luar organisasi. Ia juga membantu organisasi menyediakan perancangan sumber manusia untuk menyokong perancangan strategik dan taktikal organisasi.

Menurut Ibrahim (2008), Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) telah dibangunkan dengan tujuan untuk membantu pentadbiran universiti di dalam menjalankan tugas harian secara berkomputer. Sistem ini berfungsi sebagai suatu kaedah untuk menyimpan maklumat berkaitan seseorang staf bermula dari lantikan pertama sehinggalah persaraan dan meletakan jawatan. Segala urusan berkaitan sumber manusia akan dilakukan dengan bantuan sistem ini. Pelbagai laporan boleh dijana melalui sistem ini mengikut kehendak pengguna.

Manfaat Sistem Maklumat Sumber Manusia kini dapat memudahkan
kerja pengurusan sumber manusia organisasi

Rujukan :

1.       Abdul Manaf Bohari (2006). Sistem Komputer Dalam Pengurusan Perniagaan. Pearson Prentice Hall.

2.      Ibrahim Mamat. Zaiton Hassan (2008). Pengurusan Sumber Manusia, Perspektif Modal Insan. Dewan Bahasa Dan Pustaka, Kuala Lumpur.